Шаблоны писем
Шаблоны писем - это отправитель, тема и текст, которые используется при рассылке файлов. В сервисе может быть неограниченное количество шаблонов. После регистрации аккаунта один шаблон письма создаётся автоматически.
Создание шаблона
Для создания шаблона письма нужно открыть «Письма» - «Шаблоны писем» и нажать соответствующую кнопку «Создать шаблон». Будет создан новый шаблон.
Отправитель письма
В поле «Отправитель» можно выбрать, с каким отправителем отправлять письмо. В аккаунте может быть один или несколько отправителей. Отправитель определяет от кого письмо, обратный адрес и оформление писем. Изменить параметры отправителя можно в настройках писем.
Тема письма
В теме письма следует ясно указать, что ожидает получателя внутри письма. Хорошо, если в теме используется название организации или мероприятия.
Текст письма
В тексте письма нужно написать что за файл внутри письма и по какому поводу письмо было отправлено. В тексте следует как можно шире описать мероприятие, сам файл, а так же как связаться с отправителем письма. Можно указать, что делать, если в файле есть ошибка или опечатка.
В тексте или теме письма можно использовать любые переменные из файла, который будет прикреплён, например, %фио. При рассылке более чем на 30 адресов наличие переменной в тексте письма является обязательными требованием для создания файлов. Наличие обращения в письмах увеличивает доставляемость писем, так как каждое письмо содержит уникальный текст. Почтовые системы реже отправляют такие письма в спам. Кроме того, получатели охотнее открывают письма, если видят своё имя отчество в первых строках письма. При помощи функций Словоформа можно автоматически определять род получателя и отделять имя отчество от ФИО.
Переменная %image нужна, чтобы вставлять JPG изображение файла в текст письма. Сам файл будет приложен к письму в полном качестве, поэтому получатели смогут скачать его на свои устройства.
Виджет изменения
По желанию, в письмо можно поставить ссылку на виджет изменения. Сам виджет может быть как на отдельном сайте, так и просто доступен по ссылке. Если в файле будет ошибка получатель сможет перейти по ссылке из письма и самостоятельно исправить ошибку и получить изменённый файл. Подробнее о виджете изменения.
Отправка нескольких файлов
Если в окне «Создать файлы» указано, что рассылку писем следует делать после создания всех файлов, либо, если отправка происходит вручную с одной или нескольких папок и среди файлов есть те, у которых указан одинаковый адрес электронной почты, то эти файлы будут отправлены одним письмом. При отправке нескольких файлов есть ряд ограничений:
- Размер письма не может превышать 10 Мб. Если размер превышает 10 Мб, то файлы будут отправлены несколькими письмами.
- Переменные в письме будут заменены на текст из первого по-очереди файла. Например, в переменную %image будет вставлено изображение первого файла, хотя самих файлов в приложении к письму может быть несколько. То же относится и к другим переменным и ссылке на виджет изменения.