 Рассылка файлов по электронной почте

В ГрамотаДел Express есть два способа рассылки созданных файлов по электронной почте:

Рассылка файлов сразу после создания каждого файла или после всех файлов
Рассылка файлов вручную, из «Диска».

Если в окне «Создать файлы», в пункте «Разослать файлы» выбрать «Разослать письма после создания всех файлов» или «Отправлять письмо после создания каждого файла», то создаваемые файлы будут разосланы автоматически, без необходимости как-то подтверждать отправку. Достаточно просто запустить создание файлов.

Пункт «Разослать письма после создания всех файлов» в окне «Создать файлы»

Если в окне «Создать файлы», в пункте «Разослать файлы» выбрать «Разослать письма вручную», то создаваемые файлы не будут разосланы автоматически. Для рассылки файлов нужно будет перейти в Диск и вручную отправить файлы по электронной почте.

Это может пригодиться в следующих случаях:

Если нужно разослать файлы не сразу, а через какое-то время.
Если необходимо проверить все файлы перед рассылкой
Если нужно отправить несколько разных файлов в одном письме

О последней причине чуть подробнее.
Иногда необходимо в одно письмо вложить несколько разных файлов из разных документов. Если выполнять рассылку сразу после создания, то получатель получит несколько писем. Это не очень хорошая идея, так как приводит к удорожанию всего процесса, и захламлению ящика получателя. К тому же, это увеличивает вероятность попадания в спам почтовых систем.

Отправка разных файлов одним письмом

Поэтому, если необходимо отправить несколько файлов в одном письме, то сначала следует создать все файлы, выбрав «Отправить вручную» пункте «Разослать файлы» окна «Создать файлы». Это нужно сделать для каждого из документов.

Пункт «Разослать письма вручную» в окне «Создать файлы»

Таким образом, все необходимые файлы нужно вначале создать и дождаться завершения этого процесса. Папка для файлов может быть общей, либо файлы можно сохранить в отдельные папки.

Далее, в Диске следует выбрать папку или папки с файлами. В контекстном меню или панели выделения нужно выбрать пункт «Отправить по email».

Пункт «Отправить по email» в контекстном меню

В открывшемся окне можно выбрать шаблон письма, либо оставить значение по-умолчанию. В этом случае письмо будет отправлено с тем шаблоном, который был указан при создании файла.

Окно выбора шаблона письма

После запуска рассылки, в каждое письмо будут вложены все файлы из выбранных папок, предназначенные для одного адресата. В одно письмо может быть вложено до 10 Мб файлов. Если для одного адреса электронной почты больше файлов, то они будут отправлены несколькими письмами. Все переменные, которые есть в теме или тексте письма будут заменены на данные из первого файла.

Обратите внимание! Эта команда не отправляет файлы повторно. Если в папке уже есть файлы, которые были отправлены по электронной почте ранее, то они не будут отправлены снова.

За отправку писем списывается плата, согласно тарифам. Если несколько файлов были отправлены одним письмом, то списывается плата только за одно письмо.

Другие возможности Диска

Готовы начать?

Открыть Открыть веб-приложение