ГрамотаДел Express - пошаговое руководство по созданию и рассылке дипломов и сертификатов

Пошаговое руководство по созданию и рассылке дипломов и сертификатов в ГрамотаДел Express

Это руководство описывает весь процесс от загрузки шаблона до рассылки готовых именных дипломов и сертификатов по электронной почте.

Шаг 1: загружаем шаблон

У нас должен быть файл JPG, PNG или PDF с разрешением не менее 300 DPI. На шаблоне может быть текст, либо его может не быть. Переходим на страницу "Мои шаблоны", нажимаем "Новый шаблон" - "Загрузить файл".

В появившемся окне нужно выбрать файл, а так же его формат (А4 или А5 и ориентацию).

На следующем этапе проверяем, правильно ли загрузился файл и указываем его тип (сертификат, диплом, или что то другое) и подтверждаем загрузку файла.

Шаблон будет открыт в редакторе. Там можно настроить поля для текста (не обязательно), и создать шаблон, нажав на кнопку на панели инструментов.

Если готового шаблона нет, то можно создать его тут же ("Новый шаблон" - "Создать в мастерской") — загрузить фон, выбрать рамку, добавить логотипы и QR-код. Но проще всего просто загрузить готовый шаблон.

После создания или загрузки шаблонов в "Моих шаблонах" должен появиться один шаблон.

Называем его, чтобы потом было удобно с ним работать. Можно создать (загрузить) любое количество шаблонов. Ограничений на количество нет.

Шаг 2: создаём документ

Документ - это текст, напечатанный на шаблоне. Если текст уже есть в шаблоне — то в документе нужно лишь добавить строки для замены персональными данными. Документов на основании одного шаблона может быть несколько — с разным текстом, для разных событий. Их даже можно разложить по папкам. В общем, как с обычными документами.

Откройте "Мои документы" и создайте документ с использованием вашего шаблона.

После создания документа он откроется в редакторе.

Редактор

Тут всё просто: разные шрифты, размеры, цвета, интервалы и отступы. Вставка QR кода, таблиц и изображений.

Вы можете написать текст вашего диплома или сертификата, а так же выполнить форматирование текста - выбрать шрифт, размер и т.п.

Чтобы вставить текст на нужное место удобно использовать вставку плавающего текстового блока. Дело в том, что иногда ФИО получателя бывает неожиданно большой длины. В этом случае текст разбивается на две (три) строки и тот текст, что ниже — опускается. Если ниже нет никаких данных — это хорошо. Но если в самом низу страницы есть дата или или номер документа, и эти данные сместятся за пределы листа — это будет уже не очень хорошо. Плавающий текстовый блок с фиксированным положением помогает избежать этой неприятности. Чтобы вставить такой блок выберите "Вставка" - "Вставить плавающий блок".

После этого вы можете перенести его в нужное место, изменить размер, и написать внутри него текст.

Добавление переменных для замены

В нужных местах, там, где мы будем подставлять персональные данные, нужно написать текстовую переменную — %фио, %баллы, %дата и так далее. Одно слово (на любом языке) и перед ним знак %. Между знаком % и переменной не должно быть пробелов. Количество таких переменных может быть любым - столько, сколько у вас персональных данных.

Шаг 3: загруждаем данные

Нажимаем на большую кнопку «Создать” на панели инструментов. Или "Файл" - "Создать несколько файлов по списку".

Вот тут и начинается “волшебство». Все наши переменные добавляются в заголовки таблицы. Каждая строка — будущий отдельный готовый файл. Всё, что нужно сделать, это заполнить таблицу. Можно вручную. Можно скопировать из Microsoft Exel или OpenOffice Calc нужный диапазон. Обязательно смотрим, как будет выглядеть готовый именной файл.

Откроется окно предпросмотра, с подставленными данными. Если что то не так, можно вернуться к документу и исправить.

Если порядок столбцов в нашей таблице не совпадает с порядком столбцов в ГрамотаДеле — не беда. Колонки можно перемещать, либо копировать по столбцам.

Плюшки

Имена готовых файлов

По умолчанию, готовые файлы называются по имени документа. Но если нужно создать сотни или тысячи файлов и потом работать с ними, то приятным бонусом будет то, что готовый файл может быть назван по фамилии, организации, или любым другим данным. Как это сделать?

В той же таблице заполняем колонку %имя_файла. Копируем туда столбец с ФИО. Можно оставить только фамилию — для этого нужно использовать инструмент «Отсечь после первого слова».

Можно использовать ФИО, или например название организации.

Если данные в этой строке будут повторяться — не беда. При создании к имени добавляется цифровой идентификатор генерации, поэтому оно в любом случае будет уникальным, даже если значения в этих ячейках окажутся идентичными.

Разбивка строк

ФИО человека бывает разной длины. И если шрифт достаточно большой, а места на шаблоне не много, то ФИО переносится не самым приятным способом: фамилия имя перенос отчество. Красиво, когда на первой строке фамилия, а на второй — имя и отчество. Это можно сделать если у нас есть переменная %фамилия, и есть переменные %имя и %отчество. Но не всегда так бывает. Если всё в одной ячейке, то можно использовать инструмент «Перенести после первого слова».

После фамилии будет поставлен специальный знак переноса.

И готовый файл будет выглядеть красиво.

Google Таблицы

Из Google Таблиц есть автоматический экспорт. Достаточно один раз открыть доступ по ссылке и скормить эту ссылку редактору.

После этого он каждый раз, при открытии таблицы, будет подгружать данные из указанной Google Таблицы. После первого экспорта нужно указать в какой колонке находится какая переменная. Редактор это запомнит и в следующий раз всё расставит так, как надо.

Создаём файлы

Выбираем те строки, которые необходимо использовать (или все строки) и нажимаем кнопку «Создать», но теперь уже в окне с таблицой.

Будет показано окно подтверждения с дополнительными настройками.

Папка в Диске - это папка, в которой будут созданы файлы. Например, название мероприятия.
Шаблон письма - это текст письма, который будет отправлен получателю. У нас может быть несколько шаблонов писем для разных мероприятий или сертификатов.
Разослать письма - настройка, указывающее в какой период разослать письма. Письмо может быть отправлено сразу после создания файла, либо после создания всех файлов, либо вручную, либо через промежуток времени. Если письма рассылаются после создания всех файлов или вручную, то в одно письмо добавляются файлы, предназначенные для этого адреса почты и которые ещё не были отправлены. В одном письмо может быть включено до 10 файлов.

Отправить на Яндекс.Диск - отправка файлов на ваш Яндекс.Диск.

Процесс

Файлы создаются на сервере согласно всем настройкам. За ходом создания можно следить в этом же окне, или на Диске. Это окно можно закрыть или создать ещё файлы на создание. Файлы будут созданы по очереди. Нет необходимости держать окно браузера открытым. Вся работа выполняется в фоновом режиме, на сервере ГрамотаДела.

После создания файлов их можно скачать в одном ZIP архиве.

Для каждого файла можно отследить статус создания и отправки, или сгрупировать вывод.

Если в файле допущена опечатка, то можно исправить данные. Файл будет создан заново и при наличии электронной почты повторно отправлен получателю.

Все письма отображаются в разделе "Письма". Там можно увидеть полный текст отправленных писем и вложения к к ним.

Остались вопросы? Пишите нам через страницу технической поддержки или через чат.

Нужна помощь?

Напишите нам в техническую поддержку или через чат. Мы с радостью поможем вам!